说实话，做外贸这些年，真正把单证搞明白、搞通透的外贸人，真没几个。
大多数人都是“边做边学”，遇到问题就临时百度，真到需要用的时候，才发现自己连单证的区别都没整明白，更别提什么风控和避坑了。
所以这篇文章，我想系统地整理一下30个常见外贸单证，不仅讲用途，还说说实操中容易犯的坑，让你能看完一篇，就少踩一堆雷。
我不会一上来就甩给你一堆英文缩写，也不会讲那些百度百科式的定义。就说人话，让你知道“这个单证是干啥的，啥时候要用，容易出错的点在哪”。
一、最常见的核心单证（基础款）
这几个单证，几乎每一票出口货物都要用到，不管你是FOB、CIF还是DDP，基本都绕不开。
1. PI（Proforma Invoice）形式发票
- 什么时候用？报价环节。客户问价后你出的报价单，也是未来合同参考。
- 容易出错：有些人把PI当成正式发票，记住：PI没有法律效力，只是“预报价”。
2. CI（Commercial Invoice）商业发票
- 什么时候用？出货结算用，是海关清关的核心单据。
- 实操建议：CI金额、品名、数量必须跟报关单一致，否则容易被查。
3. PL（Packing List）装箱单
- 用途：列明每箱装了什么货、几件、几箱。
- 实操中：如果走拼箱或客户有分货需求，PL要做清楚“箱唛编号”。
4. BL（Bill of Lading）提单
- 作用：货权凭证，影响收款。
- 区分：
- 正本提单（Original B/L）：要寄原件给客户。
- 电放提单（Telex Release）：可电子放货，不用寄原件。
- 海运/空运/陆运提单：运输方式不同，对应单据也不同。
5. CO（Certificate of Origin）原产地证
- 用处：客户清关用，也用于申请关税减免。
- 小贴士：东盟、RCEP、澳大利亚、新西兰等FTA协议都有不同格式的CO，搞错会直接导致客户多交关税。
👉参考：外贸发票那些事：PI和CI到底有啥区别？一文帮你看懂！
二、付款与结汇相关单证（收款关键）
搞不清这些单证的，收款时总是磕磕碰碰。尤其信用证、OA、DP、DA等结算方式，对单据的要求完全不一样。
6. L/C（Letter of Credit）信用证
- 注意事项：一字之差可能导致无法收款，必须严格按信用证条款出单。
- 实操经验：别自己硬上，能请审单公司帮看就请，别图省钱吃大亏。
7. P/L Insurance（货运保险单）
- 什么时候用？CIF等由你负责保险的贸易术语下必须买。
- 建议：保额按CIF金额+10%做，且写明“ALL RISKS”。
8. 汇票（Bill of Exchange）
- DP/DA付款方式下的关键单据，客户签字才能付款。
- 很多人压根不知道这东西该谁开、怎么寄，出问题就全赖货代，其实是自己不懂。
9. 报关单（Export Declaration）
- 用处：用于海关出口申报、结汇退税。
- 雷点：报关数据和发票不一致，退税会出问题，轻则补资料，重则不能退。
10. 结汇水单（Bank Receipt）
- 实际到账的银行回单，出口企业做退税、收汇核销时用。
- 操作建议：收完款后及时打印PDF存档，不要等财务催才去找。
👉参考：信用证（L/C）怎么收款最安全？外贸人必须掌握的流程全在这！
三、特定国家/行业常用单证（容易忽略）
11. Form E（中国-东盟原产地证）
- RCEP出来之后，Form E仍然很多客户在用，别混淆。
12. RCEP产地证
- 新签区域协议中使用率越来越高，税率更优。
- 关键：必须提前备案，产地证不能临时说开就开。
13. 卫生证（Health Certificate）
- 食品、化妆品、动植物产品必须提供，特别是出口中东、非洲。
- 有些国家还要求清真认证。
14. 熏蒸证（Fumigation Certificate）
- 木托盘包装要熏蒸，尤其是非洲、南美。
- 很多人因为这个卡在港口，好好的柜子被“返工”开箱。
15. 重量单（Weight Certificate）
- 超重货/需要称重确认的行业常用。
- 出现在矿石、化肥等大宗商品贸易中较多。
👉参考：Form E 和 RCEP 原产地证，到底怎么选？怎么开？出口合规操作+收款闭环全指南
四、实操流程中的辅助单证（很多人忽略）
这些单证并不是每一票都需要，但真要用上时，很多人会一脸懵逼。
16. 装船通知（Shipping Advice）
- 通知客户货物已发出，配合信用证“装船后几日寄单”。
17. 装运前检验证书（Pre-shipment Inspection Certificate）
- 尼日利亚、伊朗、印尼等国部分商品强制要求，开船前要第三方验货。
18. 进仓单（Warehouse Receipt）
- FBA、海外仓、拼箱发货时常见，有编号才能进仓。
19. 箱单唛头（Shipping Mark）
- 一定要和PL一致，否则国外港口提货找不到是哪票货。
20. 收货确认单（Proof of Delivery，POD）
- 特别是空运、快递贸易常用，可作为客户收货凭证。
五、进出口流程配套资料（和监管机构打交道）
这一部分，不是外贸业务员天天用，但企业层面必须懂。
21. 外汇收款核销单
- 配合海关和税务，核销出口款项是否到账。
22. 出口退税申报表
- 财务做退税时用的，业务端要配合整理资料。
23. 进出口权备案材料
- 工商、海关、税务、外汇四个系统联动，出口企业必须办全。
24. 出口收汇登记表
- 特殊国家或金额大的外汇收款时会被抽查。
25. 对外贸易合同备案表
- 走大型平台、申请信保时要求备案。
六、平台与第三方收款相关单证（跨境人专属）
这一部分，是近年来新外贸人尤其容易忽视的。
26. Payoneer付款确认函
- 出口收款入账、跨境电商结汇，银行要查资金来源。
27. WorldFirst/万里汇交易对账单
- 平台收款后到国内账户的凭证，税务、银行用。
28. 结汇证明
- 在银行结汇后银行出具，用于后续税务合规。
29. VAT缴税证明（欧英市场）
- 跨境电商平台要求提供，用于销售资质验证。
30. 平台销售发票（Fiverr、Upwork等自由职业平台）
- 海外客户付款用，也用于入账说明。
👉参考：万里汇WorldFirst外贸B2B账户注册、认证、开户教程详解
写在最后：单证不是越多越专业，而是要“用对”
我不建议大家背诵这30个名词，那是考试用的。
做实操的外贸人，更重要的是清楚：
- “什么时候必须要哪个单证？”
- “哪些单证的匹配不对，会影响收款？”
- “客户国家、运输方式、贸易术语一变，单证就可能全不一样。”
单证本质是合规的凭证链。搞不清楚，就别谈什么避税、合规、结汇顺畅。
你不是搞不懂，而是没人一口气给你讲清楚罢了。
